Trop de mails tuent le mail ou comment mieux gérer ces mails qui nous tuent
Le mail tue. C’est vrai. Une nouvelle loi vient de passer, et toutes les messageries électroniques doivent impérativement faire apparaître un bandeau indiquant « Attention, le mail peut tuer ». Il est prévu prochainement de mettre aussi des photos. J’ai en reçu récemment, en avant première, quelques unes. On peut y voir : « Un homme est étouffé par des mails » « Un clavier au milieu du crane ». Oui, je vous l’assure le mail tue.
Comment éviter d’être tués par vos mails ?
En appliquant la bonne méthode. La méthode HFUQEZNSCUNSD qui est une compilation de 8 méthodes de gestion de mails (GTD, Ferris….). Le nom de la méthode peut faire peur mais son application est vraiment simple et je n’ai absolument rien inventé. (Cela rassure car on pourrait dire que j’ai copié)
1/ Travaillez à la source
La prévention. Pour éviter d’être tués par vos mails, faites de la prévention. Demandez à vos amis, à vos collègues de ne pas vous mettre en copie de tous leurs échanges de mails, d’éviter de vous envoyer le mail qu’il faut renvoyer à 20 amis pour sauver un petit enfant de la forêt amazonienne qui vient de se faire piquer par un serpent.
2/ Editez des règles
Certains mails sont récurrents, journaliers, hebdomadaire : newsletter, reporting automatique, communication marketing, abonnement. Pour ces mails, créez des dossiers et des règles afin d’éviter de polluer votre boite de réception principale. Vous saurez que vous avez ces dossiers à consulter tous les deux jours pour y récupérer de l’information mais ces mails ne vous seront plus nuisibles (grrrrrrrr !!!)
3/ Traitez vos mails deux / trois fois par jour
A 9h : avec votre café. Si vous pouvez supprimer cette consultation, c’est mieux.
A 11h : Avant d’aller déjeuner pour être sûr de partir le ventre vide (les mails ne sont pas digests)
A 17h/18h : Avant de rentrer chez vous pour être sûr de partir la tête vide (les mails créent des migraines)
4/ Moins de deux minutes
Evaluez le temps de traitement de vos mails, si c’est moins de deux minutes, traitez-les tout de suite. Ne les refermez surtout pas.
5/ Videz vraiment votre boite tous les vendredis
Je suis sûr qu’avant de partir en vacances, vous faîtes toujours le ménage de votre boîte mails. Vous n’oserez jamais partir pour deux semaines avec 72 mails non lus. Non? Alors, vous prenez le temps de vider et trier toute votre boite. Maintenant, considérez donc que chaque fin de semaine est votre départ en vacances. Partez en weekend, la tête et la boite vide.
6/ Soyez rigoureux : un mail ouvert = une action, pas une lecture
Hyper chronophage : ouvrir le mail, le lire, le remettre en non-lu. Ok, super, on sait de quoi il parle. On y reviendra pour le rouvrir, le relire et préparer sa réponse. (Votre souris a une fâcheuse habitude vouloir absolument cliquer sur la croix de votre fenêtre, soyez dur avec elle, dites lui non). La bonne méthode: vous ouvrez votre mail, moins de deux minutes pour le traiter sinon vous le classez et notez l’action à engager pour que, la prochaine fois, vous puissiez directement le traiter.
7/ Votre conseil (et parce qu’il faut toujours le chiffre 7 dans tous les conseils que l’on donne)
Voilà, des conseils simples pour une meilleure efficacité et j’espère donc que ces conseils vous aideront dans la gestion de vos mails. J’espère, aussi, avoir sauvé quelques vies.
PS: Télécharger le manuel électronique GRATUIT « Trop de mails: process de démailage ou comment déminer sa boite mail en 7 étapes » en allant sur la page « Manuel (ebooks) »
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8 Responses to “Trop de mails tuent le mail ou comment mieux gérer ces mails qui nous tuent”
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[...] mieux gérer les mails dans un contexte professionnel faisant notamment suite à l’article « Trop de mails tuent le mail ». Donc voilà, c’est chose faite, en vous proposant ce concept de démailage ou comment [...]
J’ajouterai une toute petite chose à cette méthode très simple: désactiver la notification à chaque nouvel e-mail reçu. On arrête d’avoir cette envie de découvrir immédiatement, et on respecte les plages horaires consacrées à la lecture (2,3 4 si il le faut, mais les respecter est essentiel !!)
@Yani: tu as tout à fait raison, je l’avais oublié et je fais exactement de même concernant la désactivation de la notification. Merci d’avoir souligné cet oubli !
De bons conseils, et ton point numéro 6 mérite à lui seul un article ! On peut aussi utiliser des adresses emails jetables comme http://www.yopmail.com (gratuit) si l’on veut simplement recevoir l’ebook de la newsletter sans pour autant s’abonner à cette dernière.
Yoann
@Yoann: Génial ton adresse mail jetable. Je ne connaissais pas du tout, merci pour l’info, cela m’évitera d’avoir 34 adresses chez Gmail
Bon article.
On peut aussi rajouter le côté ‘délégation’, c’est-à-dire faire un transfer en mettant en copie l’expéditeur et demandant ouvertement à la tierce personne de répondre/traiter la demande. C’est parfois plus rapide que de chercher soi-même la réponse. Bien sûr cela requiert une certaine position … ou du culot. Mais ça marche aussi.
MaxR
PS. On a pu sauver le petit enfant de la forêt amazonienne ???
Un truc simple pour ne plus recevoir les hiax gentement balancés en nombre par vos amis :
1 – vérifier qu’il s’agit bien d’un hoax
2 – cliquez sur répondre à tous
3 – Écrivez un message bien senti indiquant qu’il est préférable de vérifier ce que l’on envoie avant d’écrire ou de faire suivre un beau courriel en n’oubliant pas pas de joindre le lien vers votre source prouvant qu’il s’agit d’un hoax.
Je vous promet qu’après un ou deux « répondre à tous » dans ce style, vous avez (enfin) la paix.
@ Claude: Merci pour ce conseil complémentaire. Et pour les Hoax, je rappelle le site http://www.hoaxbuster.com/ qui vous permet de savoir si oui ou non, il s’agit bien hoax